Autentificare și securitatea contului

Luna360 păstrează date financiare și personale ale clienților, așa că accesul este protejat pe trei niveluri: organizația (fiecare IFN are datele lui, complet separate), parola și autentificarea în doi pași (un cod de 6 cifre generat de o aplicație de pe telefonul dumneavoastră). Acest articol explică fiecare ecran pe care îl vedeți până ajungeți în aplicație, prima conectare cu parola temporară, codurile de recuperare și ce faceți când ceva nu merge.

Pe scurt

• Intrați fie pe adresa proprie a organizației (de exemplu mikrofonden.luna360.app), fie pe luna360.app, unde introduceți Cod organizație.
• La prima conectare folosiți parola temporară primită de la administrator, apoi vă alegeți propria parolă (minimum 12 caractere, litere mari și mici și o cifră).
• Autentificarea în doi pași este obligatorie pentru toți utilizatorii: fără ea nu puteți deschide niciun ecran al aplicației.
• La activare primiți 8 coduri de recuperare, fiecare valabil o singură dată. Păstrați-le în afara telefonului.
• Nu există resetare a parolei prin email: dacă ați uitat parola sau ați pierdut telefonul, un administrator al organizației o resetează din Administrare → Utilizatori.
• După 5 încercări greșite, formularul se blochează pentru un minut.

Cine are acces

Orice utilizator creat de administratorul organizației și marcat Activ (se poate autentifica) se poate conecta. Ce vede după conectare depinde de rolurile lui (vezi Roluri și permisiuni).

Pentru a reseta parola sau autentificarea în doi pași a altui utilizator este nevoie de permisiunea Crearea și editarea utilizatorilor (implicit doar rolul Administrator). Contul cuiva care are permisiuni pe care cel ce resetează nu le are (de exemplu al unui administrator) poate fi resetat doar de un administrator.

Cum ajungeți la organizația dumneavoastră

Luna360 găzduiește mai multe IFN-uri, fiecare cu baza lui de date. Înainte de a vă cere parola, aplicația trebuie să știe în ce organizație intrați. Există trei căi:

Sfat

Salvați în browser adresa cu subdomeniul organizației sau linkul /o/<cod>. Așa nu mai introduceți codul de fiecare dată.

Ecranul „Conectați-vă la organizația dumneavoastră”

Apăsați Continuați. Dacă organizația există și este activă, treceți la ecranul cu email și parolă; numele organizației apare sub sigla Luna360, ca să verificați că ați ajuns unde trebuie.

Ce se întâmplă în spate: când alegeți o organizație, orice sesiune deschisă anterior (inclusiv o conectare începută și neterminată) este închisă. Astfel o conectare dintr-un IFN nu poate fi folosită niciodată în alt IFN.

Schimbarea organizației

Pe ecranele de conectare, jos, găsiți linkul Schimbați organizația. El vă deconectează și vă întoarce la ecranul cu codul organizației. Este util dacă lucrați pentru două IFN-uri sau dacă ați greșit codul.

Bine de știut

Linkul are efect doar pe adresa generală (luna360.app). Pe subdomeniul unei organizații, adresa însăși alege organizația, deci veți ajunge din nou la aceeași. Pentru alt IFN deschideți subdomeniul acestuia.

Conectarea: email și parolă

Ecranul Conectați-vă:

Apăsați Conectați-vă. Urmează, după caz:

1. ecranul de Autentificare în doi pași, dacă aveți deja aplicația configurată;
2. ecranul Schimbați parola, dacă folosiți o parolă temporară;
3. ecranul Configurați autentificarea în doi pași, dacă nu ați configurat-o încă;
4. Panou principal, dacă totul este în regulă.

Fără bifa „Păstrați-mă conectat”, sesiunea expiră după 120 de minute fără activitate; după aceea vi se cere din nou conectarea.

Fluxul complet de conectare

flowchart TD
    A["Deschideți Luna360"] --> B{"Adresa indică organizația?"}
    B -->|"da, subdomeniu sau domeniu propriu"| D["Ecranul Conectați-vă"]
    B -->|"nu, luna360.app"| C["Introduceți Cod organizație"]
    C --> D
    D --> E{"Email și parolă corecte?"}
    E -->|"nu"| E1["Mesaj de eroare, după 5 greșeli blocare 1 minut"]
    E -->|"da"| F{"Doi pași deja configurați?"}
    F -->|"da"| G["Introduceți codul din aplicație sau un cod de recuperare"]
    G --> H{"Parolă temporară?"}
    F -->|"nu"| H
    H -->|"da"| I["Schimbați parola"]
    H -->|"nu"| J{"Doi pași configurați?"}
    I --> J
    J -->|"nu"| K["Configurați autentificarea în doi pași"]
    J -->|"da"| L["Panou principal"]
    K --> L

Prima conectare

Când administratorul vă creează contul, aplicația generează o parolă temporară de 16 caractere, afișată o singură dată administratorului, împreună cu codul organizației. Administratorul v-o transmite pe un canal sigur (nu în același email cu adresa de conectare, ideal).

Pasul 1: alegeți-vă parola

După ce vă conectați cu parola temporară, apare ecranul Schimbați parola cu mesajul „Folosiți o parolă temporară. Alegeți propria parolă pentru a continua.” Nu puteți deschide niciun alt ecran până nu o schimbați.

Apăsați Salvați parola. Mesajul „Parola dumneavoastră a fost schimbată.” confirmă operația.

Sfat

O frază ușor de reținut este mai sigură decât un cuvânt complicat: de exemplu Cafea3DimineataLaBirou are 22 de caractere și respectă toate regulile.

Pasul 2: configurați autentificarea în doi pași

Autentificarea în doi pași (2FA) înseamnă că, pe lângă parolă, aveți nevoie de ceva ce doar dumneavoastră aveți: telefonul. Chiar dacă cineva vă află parola, nu poate intra fără codul de pe telefon. Pentru un IFN, care lucrează cu date de identitate și situații financiare, aceasta este o cerință de bază de securitate și o protecție cerută de GDPR.

Pe ecranul Configurați autentificarea în doi pași:

1. Instalați o aplicație de autentificare (Microsoft Authenticator, Google Authenticator, 1Password...). Orice aplicație compatibilă cu codurile TOTP funcționează.
2. Scanați codul QR de pe ecran cu aplicația. În aplicație va apărea o intrare cu numele „Luna360 – <numele organizației>” și adresa dumneavoastră de email.
3. Dacă nu puteți scana (de exemplu lucrați chiar de pe telefon), folosiți cheia afișată sub „Nu puteți scana? Introduceți această cheie:” și introduceți-o manual în aplicație.
4. Introduceți în câmpul Cod codul de 6 cifre afișat de aplicație și apăsați Activați.
5. Apar cele 8 coduri de recuperare. Salvați-le (tipăriți-le sau păstrați-le într-un manager de parole), apoi apăsați Mi-am salvat codurile, continuați.

Atenție

Codurile de recuperare sunt afișate o singură dată. Dacă închideți pagina fără să le salvați, nu le mai puteți vedea; puteți doar genera altele noi din Profilul meu.

Ce se întâmplă în spate:

• cheia secretă rămâne doar în sesiunea dumneavoastră până introduceți primul cod corect; abia atunci este salvată (criptat) în cont. Dacă abandonați la jumătate, nu rămâne nimic activat;
• în jurnalul de audit apar evenimentele Parolă schimbată și Autentificare în doi pași activată.

Conectarea de zi cu zi cu doi pași

După email și parolă apare ecranul Autentificare în doi pași: „Introduceți codul de 6 cifre din aplicația de autentificare sau unul dintre codurile de recuperare.”

1. Deschideți aplicația de pe telefon și citiți codul pentru Luna360.
2. Scrieți-l în câmpul Cod (spațiile sunt ignorate) și apăsați Verificați.

Reguli:

• Codul din aplicație se schimbă la fiecare 30 de secunde. Aplicația acceptă și codul imediat anterior sau următor, ca să compenseze mici diferențe de ceas.
• Aveți 10 minute de la introducerea parolei pentru a introduce codul. După aceea trebuie să reintroduceți parola.
• După 5 coduri greșite, ecranul se blochează pentru 60 de secunde.

Codurile de recuperare

Un cod de recuperare arată așa: k3f9a-p2x7q (5 caractere, cratimă, 5 caractere). Îl scrieți în același câmp Cod, în loc de codul din aplicație. Literele mari și spațiile de la capete nu contează.

• Fiecare cod funcționează o singură dată; după folosire este șters din cont.
• Câte coduri v-au mai rămas vedeți în Profilul meu: „Autentificarea în doi pași este activă. Coduri de recuperare rămase: N”.
• Când rămâneți cu puține coduri, apăsați Coduri de recuperare noi în profil. Toate codurile vechi nu mai funcționează și primiți 8 noi.

Ați pierdut sau ați schimbat telefonul

Bine de știut

Aplicațiile de autentificare moderne (Microsoft Authenticator, Google Authenticator, 1Password) pot face copie de rezervă în cont. Dacă o activați, la schimbarea telefonului codurile se mută automat și nu mai aveți nevoie de resetare.

Ce se întâmplă în spate când administratorul resetează doi pași: cheia și codurile de recuperare sunt șterse, în jurnalul de audit apare Autentificare în doi pași resetată, iar dacă utilizatorul este conectat în acel moment, la următorul clic este trimis pe ecranul de configurare. Detalii în Utilizatori.

Ați uitat parola

Luna360 nu are un link de tip „Am uitat parola” cu email. Motivul: parola este doar jumătate din conectare, iar resetarea trebuie să rămână o decizie a unei persoane din organizație, care vă cunoaște.

1. Contactați un administrator al organizației (orice utilizator cu permisiunea Crearea și editarea utilizatorilor).
2. Acesta deschide Administrare → Utilizatori, fișa dumneavoastră, și apasă Resetați parola („Generați o parolă temporară nouă. Utilizatorul trebuie să o schimbe la următoarea autentificare.”).
3. Primește o parolă temporară nouă, afișată o singură dată, pe care v-o transmite.
4. Vă conectați cu ea și vă alegeți imediat o parolă nouă, ca la prima conectare.

Autentificarea în doi pași rămâne neschimbată: după parola temporară vi se cere tot codul din aplicație.

Schimbarea parolei din proprie inițiativă

Din Profilul meu apăsați Schimbați parola. Ecranul este același ca la prima conectare, dar primul câmp se numește Parola actuală. După salvare sunteți dus la Panou principal.

Deconectarea

Apăsați Deconectare în partea de jos a meniului din stânga. Sesiunea se închide, iar în jurnalul de audit apare evenimentul Deconectare. Sunteți dus la ecranul de alegere a organizației (sau, pe subdomeniu, direct la ecranul de conectare).

Sfat

Dacă ați bifat „Păstrați-mă conectat pe acest dispozitiv”, numai Deconectare închide sesiunea. Folosiți-o întotdeauna înainte să lăsați calculatorul altcuiva.

Protecții automate

Probleme frecvente

Întrebări frecvente

Pot dezactiva autentificarea în doi pași? Nu. Este obligatorie pentru toți utilizatorii, inclusiv administratorii. Doar un administrator o poate reseta, iar utilizatorul trebuie să o configureze din nou imediat.

Pot folosi SMS în loc de aplicație? Nu. Luna360 folosește doar coduri generate de o aplicație de autentificare (TOTP), care funcționează și fără semnal la telefon și nu pot fi interceptate prin rețeaua mobilă.

Lucrez pentru două IFN-uri. Am nevoie de două conturi? Da. Fiecare organizație are utilizatorii ei; contul dintr-un IFN nu există în celălalt. În aplicația de autentificare veți avea două intrări, fiecare cu numele organizației.

Ce se întâmplă cu munca nesalvată dacă expiră sesiunea? După 120 de minute fără activitate sesiunea expiră și următoarea acțiune vă cere conectarea din nou. Salvați formularele lungi înainte de pauze.

Am mai multe coduri de recuperare tipărite, dar am generat altele noi. Cele vechi mai merg? Nu. La generarea codurilor noi, toate cele vechi devin invalide.

Administratorul își poate reseta singur doi pași? Nu din propria fișă dacă nu se poate conecta. De aceea este bine ca fiecare organizație să aibă cel puțin doi utilizatori cu rolul Administrator.

Vezi și

• Profilul meu
• Utilizatori
• Securitate și backup
• Jurnalul de audit
• Navigarea în aplicație